บทที่ 3 การใช้โปรแกรม ประมวลผลคํา

การประมวลผลคำ หรือ ระบบจัดเตรียมเอกสาร (Document Preparation System)

          ความหมายของการประมวลผลคำ (Word Processing) หมายถึง การนำคำหลายๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ดังนั้นโปรแกรมประมวลผลคำใช้สำหรับพิมพ์เอกสารรายงานหรือสร้างตารางแบบต่าง ๆ

จากความหมายข้างต้นจะเห็นได้ว่า การประมวลผลคำ (Word Processing) หมายถึง การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีชื่อว่าเวิร์ดโปรเซสเซอร์ (Word Processer)  ซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีความสามารถในการสร้างเอกสาร แก้ไข คัดลอก เพิ่มเติม จัดรูปแบบและตกแต่งเอกสาร ตลอดจนสามารถเก็บบันทึกเอกสารไว้ใช้งานในครั้งต่อไปได้

          ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ ได้แก่

          1. การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง การจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยกระดาษนั้น อาจจะสูญหายหรือฉีกขาดได้ง่าย แต่ การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้น ข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ครบถ้วนตราบเท่าที่สื่อ ที่ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น ดิสก์เก็ต ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี ฯลฯ อยู่ในสภาพที่ดีและสมบูรณ์
          2. การค้นหาและการเรียกใช้ข้อมูล หมายถึง โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถในการค้นหาข้อความหรือคำที่เรา ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถค้นหาข้อความหรือคำ แล้วแทนที่ด้วยข้อความหรือคำใหม่ ได้โดยอัตโนมัติ ตลอดจนการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายและสะดวก เพียงแต่ทราบชื่อไฟล์ และตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้โดยสะดวกรวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหา และเรียกใช้เอกสารธรรมดา ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
          3. การทำสำเนา หมายถึงการทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน และสามารถ ทำสำเนาได้เพียงครั้งละ 3-4 แผ่นเท่านั้น ในขณะที่การทำสำเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถทำ ได้อย่างไม่จำกัดและทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน
          4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร หมายถึง การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด มักจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลา ในการแก้ไขเอกสาร ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก นอกจากนี้เอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็ไม่ สวยงามเท่าที่ควร และจะปรากฏร่องรอยของการแก้ไขขูดลบ แต่ถ้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการ พิมพ์เอกสาร ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้จะหมดไป ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
          5. การจัดรูปแบบเอกสาร หมายถึง โปรแกรมประมวลผลคำมีความสามารถในการจัดทำรูปแบบเอกสารได้อย่างดีและ มีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะหน้าและหลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัด เอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ ฯลฯ ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่า การทำงานแบบเอกสารธรรมดา

http://www.macare.net/word/index.php?id=-2