บทที่ 5 การใชโปรแกรมตารางงาน

เรื่อง การใช้งานโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel)แกรม Microsoft Excel เพื่อทำการสร้างเวิร์กชีตต่าง ๆ ขึ้นมาใช้งานนั้น เรามีความจำเป็นต้องรู้ถึงวิธีการเรียกใช้งานโปรแกรม ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม การทำงานกับเวิร์กบุ๊ก และเวิร์กชีต การใช้งานเมนูและแถบเครื่องมือ ตลอดจนการออกจาก โปรแกรม Microsoft Excel อย่างถูกวิธี ทำให้ผู้ใช้งาน สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. รู้จักกับ Microsoft Excel

โปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรตชีท (speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ การสร้างสูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่อง ตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมน์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษ อังกฤษเริมจาก A,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์(Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมใน ที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว(Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ โปรแกรมประเภทสเปรตชีตมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) วิสิแคล(VisiCalc) โลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) ออราคิล Oracle) และไมโครซอฟท์เอ็กเซล(Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล

1.1 คุณสมบัติของโปรแกรม Excel

โปรแกรม Excel มีคุณสมบัติ ดังต่อไปนี้

1.1.1 สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ จัดรูปแบบให้สวยงามน่าอ่าน เช่น การกำหนดสีพื้น การใส่แรเงา การกำหนดลักษณะและสีของ เส้นตาราง การจัดวางตำแหน่งของตัวอักษร การกำหนดรูปแบบและสีตัวอักษร เป็นต้น

1.1.2 อำนวยความสะดวกในด้านการคำนวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข และ

ยังมีฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคำนวณอีกมากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจำนวนมาก การหา ค่าทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น

1.1.3 สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบ

ข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ

1.1.4 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ

ทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอ ความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที

1.1.5 มีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล โดยโปรแกรมจะต้องมี ความสามารถใน

การค้นหาและแทนที่ข้อมูล เพื่อทำการแก้ไขหรือทำการแทนที่ข้อมูลได้สะดวก และรวดเร็ว

1.2 ประเภทข้อมูล

ข้อมูลที่ใช้งานสำหรับการพิมพ์กับโปรแกรม Microsoft Excel มี 4 ประเภท คือ

1.2.1 ข้อมูลประเภทตัวอักษร (Text)

เป็นข้อมูลที่มีการแสดงผลอยู่ในรูปของตัวอักษร เช่น ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่ หรือตัวเลขท

1.2.3 ข้อมูลประเภทวันที่ (Date)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นวันที่ โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบวันที่สากล คือ ปีคริสต์ศักราชเสมอ ดังนั้นการใส่ข้อมูลประเภทนี้ให้เป็นปีพุทธศักราช จำเป็นต้องใส่รูปแบบของปีอย่างสมบูรณ์ ดังตัวอย่าง 03/04/2519 จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี 2519 หากใส่ข้อมูล 03/04/19 จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี 1919 แทน

1.2.4 ข้อมูลประเภทเวลา (Time)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นเวลา โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบของ ชั่วโมง : คั่นด้วยเครื่องหมาย : (Colon) ตามด้วยนาที คั่นด้วยเครื่องหมาย : และวินาทีตามลำดับ แต่หากเมื่อดูที่แถบสูตรจะเห็นเป็นเวลาในรูปแบบที่แสดง AM และ PM

2. การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel 2007 มีขั้นตอนดังนี้

2.1 คลิกเลือกปุ่ม Start

2.2 เลือกรายการ Program

2.3 เลือก Microsoft Office

2.4 เลือก Microsoft Office Excel 2007

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel

เมื่อโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ถูกเปิดขึ้นมาแล้ว จะใช้ชื่อไฟล์ว่า สมุดงาน1 เสมอ แต่ถ้าเปิดแฟ้มใหม่ต่อไปอีกก็จะใช้ชื่อเป็นสมุดงาน 2 สมุดงาน 3 ต่อไปเรื่อย ๆโดยมีส่วนประกอบของ โปรแกรม Microsoft Excel 2007 ดังนี้คือ

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 มีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

3.1 แถบชื่อเรื่อง (Title bar)

เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อไฟล์สมุดงานที่เราเรียกใช้

3.2 ปุ่ม Office

เป็นปุ่มรายการที่รวบรวมคำสั่งหลัก ใช้แทนที่เมนูแฟ้มในรุ่น ๆ ก่อน ซึ่งมีเมนู 9 รายการ รายการเอกสารล่าสุด ปุ่มตัวเลือกของ Excel และปุ่มออกจาก Excel

3.3 แถบเครื่องมือด่วน (Tool bar)

เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งที่ใช้บ่อย ๆ อยู่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง (อาจสั่งให้อยู่ใต้ Ribbon ก็ได้) ที่แสดงในรูปของปุ่มรูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีปุ่มบันทึก เลิกทำ ทำซํ้า ฯลฯ ซึ่ง สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ให้มาในรายการของแถบเครื่องมือ แล้วคลิกถูกเลือกรายการที่ต้องการหรือ คลิกขวาที่ปุ่มที่ใช้งานในแท็บต่าง ๆ บน Ribbon แล้วเลือกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่มปุ่มเครื่องมือด่วน ได้โดยใช้คำสั่งเพิ่มเติม หรือใช้รายการกำหนดแถบเครื่องมือด่วน เองในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่ปุ่ม Office

3.4 แถบเครื่องมือ Ribbon

เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งต่าง ๆ แบ่งออกเป็นแท็บ ๆ แท็บ ในแต่ละแท็บจะมีกลุ่มชื่อ/ ชุดคำสั่งอยู่ด้านล่าง และมีปุ่มคำสั่งไว้ใช้งานแทนเมนูแบบเก่า ๆ โดยบางแท็บจะมีปุ่มน้อย ๆ หรือ จุดมุมด้านล่างขวามือไว้สำหรับเรียกกล่องโต้ตอบออกมาใช้งานได้ละเอียดมากขึ้น นอกจากนี้หาก ไม่ใช้งานสามารถย่อ Ribbon ได้อีกด้วย

3.5 แถบสูตร

เป็นแถบเครื่องมือที่มีพื้นที่ใช้งานอยู่ 3 ส่วน คือด้านซ้ายเป็นที่ใช้ในการแสดงตำแหน่ง เซลล์หรืออ้างอิงเซลล์ ทั้งนี้เมื่อพิมพ์เครื่องหมาย = หรือคลิกปุ่มเครื่องหมาย fx ที่ตำแหน่งเซลล์ หรืออ้างอิงเซลล์นี้ จะเปลี่ยนเป็นชื่อสูตรหรือฟังก์ชันและการใช้สูตรที่ใช้ในเร็ว ๆ นี้ ถัดไปเป็นปุ่ม เครื่องหมายกากบาทใช้ยกเลิก ปุ่มเครื่องหมายถูกใช้ป้อนค่า และปุ่มเครื่องหมาย fx ใช้แทรกฟังก์ชัน ช่องพื้นที่ด้านขวาสุดเป็นที่ที่แสดงข้อความ ตัวเลข และสูตรที่อยู่เบื้องหลังตัวเลข

3.6 แถบสถานะ (Status bar)

เป็นแถบด้านล่างสุดของหน้าต่าง ซึ่งแบ่งพื้นที่ออกเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนซ้ายเป็นส่วนที่ แสดงการใช้งานขณะนั้น เช่น การคัดลอก และการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ เป็นต้น และส่วนขวาแสดงมุมมอง 3.7 แผ่นงานหรือชีท (Sheet)

เป็นพื้นที่ทำงานของสมุดงาน ในแต่ละสมุดงานจะมีกี่แผ่นงานก็ได้ โดยโปรแกรมได้ให้มา 3 แผ่นงานก่อน ซึ่งสามารถเพิ่มได้โดยใช้เมนูลัดที่แผ่นงานเลือกแทรก...แผ่นงาน หรือคลิก แผ่นงานท้าย (ปุ่มแทรกแผ่นงาน) หรือกดแป้น Shift + F11 ซึ่งในแผ่นงานหนึ่ง ๆ จะมีลักษณะเป็น ตาราง ประกอบไปด้วย แถว (Row) กับ คอลัมน์ (Column)

4. การจัดการกับเวิร์กบุ๊ค (Workbook)

เมื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาใช้งานครั้งแรกนั้น จะเห็นได้ว่ามีสมุดงานขึ้นมาใช้งาน 1 ไฟล์ และในแต่ละสมุดงานนั้น ก็จะมีแผ่นงานให้ใช้งานได้ถึง 3 แผ่น แต่นอกจากสมุดงานที่โปรแกรมกำหนดให้มานั้น หากเราต้องการสร้างสมุดงานใหม่มาใช้ ก็สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

4.1 วิธีที่ 1 การสร้างสมุดงาน (Workbook) โดยใช้ปุ่ม Office

4.1.1 คลิกปุ่มออฟฟิศ (Office)

4.1.2 คลิกเมาส์เมนู> สร้าง (New)

4.1.3 คลิกเลือก สมุดงานเปล่า (Blank Workbook)

4.2 วิธีที่ 2 การสร้างสมุดงาน (Workbook) จาก Template

เป็นการสร้าง Workbook ขึ้นมาใช้งานจากรูปแบบ Workbook ที่มีอยู่ในโปรแกรม ซึ่ง Workbook ใหม่ที่สร้างขึ้นมาก็จะมีลักษณะเหมือนต้นแบบที่ได้เลือกไว้ทุกประการ ซึ่งทำได้ตามขั้นตอนดังน

4.2.1 คลิกปุ่มออฟฟิศ (Office)                                                                         

4.2.2 คลิกเมาส์เมนู> สร้าง (New)

4.2.3 คลิกเลือก รูปแบบแม่แบบ เช่น ใบแจ้งหนี้

4.2.4 คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ

4.2.5 คลิกปุ่ม ดาวน์โหลด

4.2.6 สมุดงานจะถูกสร้างขึ้นมาจากแม่แบบตามที่เลือก

https://www.google.co.th/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&sqi=2&ved=0ahUKEwjc0vL2yPTOAhWJNY8KHS2cDc8QFgghMAE&url=http%3A%2F%2Fwww.yvc.ac.th%2Fdungjai%2Funit6-1ang.pdf&usg=AFQjCNHfWHCOLKCRNFLj3WmF3Hl-q8rFUA&sig2=Z1IbUFwKi9kNQrxirAwOKA&bvm=bv.131783435,d.c2I